求められる広報誌のありかたと製作のポイントとは?

販促

広報誌とは、企業や団体が顧客や市場、組織内の人たちに向けて、あるいは自治体が地域の人たちに向けて製作・発行する冊子のことです。主に、企業・団体・自治体が行っている活動や、組織を構成しているメンバーの動向などを広く伝えて知ってもらうことを目的に発行されています。広報誌の重要性や「求められる広報誌」はどのようにつくったら良いのかを紹介します。

広報誌とは何か

まずは、広報誌の目的と役割について発行元別に見てみましょう。

業界団体

業界団体とは「ある特定の産業にかかわる企業や、ある特定の業務にかかわる個人を会員として構成される非営利団体」(出典:デジタル大辞泉)のことです。業界団体の広報誌のメインコンテンツは、会員企業の紹介です。あわせて新技術・新製品の紹介なども行います。また、海外での業界動向、研究論文の解説、書評など専門的な内容が多いのもこのような広報誌の大きな特徴です。

一般企業

一般企業の社内向け広報誌は、社内報とも呼ばれます。社内でのイベントや伝達事項などを伝える役割を担っており、社内コミュニケーションの強化のために、さまざまな部門の活動や新入社員の紹介などを扱うことが多いようです。社員の家族も読めるようにすることで、社員が働く環境について家族から理解を得るためのツールにもなります。

社外向け広報誌の役割は、商品だけでなく、その企業のさまざまな情報を社会へ発信し、社会からの信頼と支持を得ることです。社外広報誌に掲載する情報は企業としての公式な情報やメッセージです。各部門が相反する情報を社外に発信したり、誤った情報が伝わってしまうことのないよう、発信する情報は必ず広報誌の責任者が確認し、社内で統一するようにしましょう。

自治体・官公庁

自治体や官公庁が、行政の考えていることや行おうとしていること、あるいは将来のビジョンなどを住民に知らせるうえで、広報誌は大きな力を発揮します。広報を行う能力は、地方自治に関わるすべての人々にとって非常に重要な能力となっています。近年ではハザードマップや避難情報など災害のための情報を広く伝えるのも広報誌の重要な役割のひとつとなっています。

 

「読まれる広報誌」を製作する5つのポイント

それでは、実際に広報誌をつくる際に、「読まれる広報誌」にするためにはどんな条件が必要でしょうか。ここではそれについて考えてみましょう。

編集方針の確認―広報誌の意義を共有する

読まれる広報誌をつくるためには、まず、企画・取材・編集製作に関わるメンバーのなかで広報誌を発行する意義や目的が共有されていることが重要です。メンバー間で認識の共有を行わないで製作に入ってしまうと、広報誌全体のコンセプトや方針が揺らぐ場合があるため、企画の段階でしっかりと確認しておきたいところです。

企業の広報誌であれば、主に以下のような点が発行の目的となることが多いようです。メンバー間でどの目的を重視するのかを協議して編集方針や方向性をすり合わせ、基本的な認識を共有することが重要です。

広報誌の発行目的(例)と確認すべきポイント

  • 企業理念やビジョンの浸透・維持

自社の企業理念やビジョンは何か。広報誌を通じてどのように表現して、浸透・維持していくのか。

  • 経営情報の共有と全体目標の認識・実践

経営について全社で目指す目標が明確になっているか。社員の認識度アップや実践を促進するために、広報誌でどのような情報を発信するか。

  • 部署・職場間のコミュニケーションと相互理解

部署や職場間でのコミュニケーションや相互理解は現状どの程度できているか。課題があれば広報誌でどのようにその解決を推進するか。

  • 企業の活性化・意識改革・モチベーションの向上

企業の活性化、社員の意識・モチベーション向上に関しての現状の課題はあるか。これらに対して広報誌としてどのように寄与できるか。具体的な方策はあるか。

  • 社内の風土・文化の醸成

社内風土や文化の醸成のために広報誌が貢献できる余地はあるか。どのように実現するか。

  • 企業と社会の信頼関係を構築

企業と顧客、取引事業者、社員やその家族などとのパイプ役になるために広報誌に何ができるか。

「面白い」広報誌にする

編集部員の思いつきで「この企画は面白い!」と思っても、必ず読者の目線に立って興味を持って読んでもらえるかをきちんと考えましょう。「価値のある編集企画」だと企画会議で意見が一致したら、次はそれをどのように表現したら面白く読んでもらえるかを考えます。特にSNSやスマホで記事を読むことに慣れている読者に向けた広報誌の場合、表現が硬すぎたり文字が多すぎたりすると、それだけで敬遠されることもあります。読者に応じた表現方法を検討しましょう。

視覚的に読みやすくする

文字表現だけではなくデザインやレイアウト、写真やイラストなどによって視覚的に読みやすくすることも重要です。情報や感情を伝えるときに、文章だけでそれを表現せずに、何か別の要素を使って表現できないか検討する習慣をつけましょう。紙媒体に限らず、WEBでの展開や動画の活用も検討する価値があります。

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元気の出る広報誌にする

一本の記事や特集で伝えられることはそれほど多くはありませんが、記事で表現できていない部分に読者が前向きに発想を巡らせたり、発展的なアイデアを考えたり、やる気を起こさせてくれるような広報誌は、職場や団体に元気を与えてくれます。

責任と権限を明確化する

多くの企画やアイデアを編集企画会議で出しても、全てのメンバーの意見が一致するとは限りません。また企画段階では一致をしても、取材や製作、編集の段階で意見が衝突することもあるでしょう。最終的にそうした意見を調整して企画や特集記事に責任を持つのは誰なのかを明確にすることも、広報誌を発行するうえで重要です。

 

広報誌の製作手順

ここでは広報誌をつくるプロセスと注意点について簡単に紹介します。

1.企画立案

企画会議

広報誌全体のテーマや主要な企画について、ブレインストーミングなどを行いメンバーが自由に話し合って決めます。特に創刊号では時間をかけて行います。

企画立案には、「オズボーンのチェックリスト」「シックスハット法」といったフレームワークも活用できます。詳しくは以下のeBookをご確認ください。

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編集会議

企画会議で全体の方向が決まったら、個々の記事のタイトルイメージと内容、ページ数などを決めます。また、取材が必要かどうか、担当者は誰にするかについても決定します。全体のバランスをみながら検討してきましょう。

ラフレイアウト

編集会議で決めた内容にもとづいて、誌面のレイアウトを行っていきます。写真やイラストの配置、各記事の大まかな文字数もこの段階で決めます。

2.原稿作成

原稿依頼

社内外のライターに、企画内容や目的、ターゲット(読者)、文字数、〆切を明確に説明したうえで原稿を依頼します。

取材

取材が必要な記事については、取材相手や場所、アポイント、謝礼、同行するメンバーなどについてしっかりとした計画を立てることが必要です。

写真撮影

専属のカメラマンに依頼する場合のほか、ライターが撮影を兼任する場合もあります。取材撮影の場合には撮り直しできないものもありますので、特に細心の注意が必要です。

見出し作成

記事を読んでもらえるような魅力的な見出しを考えます。原稿作成と同様、あるいはそれ以上に重要な作業です。

入稿・原稿整理

ライターから原稿が集まってきたら、誤字や脱字、わかりにくい表現はないかなどをチェックし、そういった不備があれば訂正するとともに、企画した意図どおりの内容であるかどうかについても吟味します。場合によっては書き直しを依頼します。

3.デザイン・制作

レイアウト・DTP制作

印刷するためのデータを作成します。集まった原稿や写真を配置し、誌面を作成していきます。DTP制作を社内で行う場合には、このデータをそのまま印刷現場に渡します。制作会社や印刷会社にアウトソーシングすることもできます。

校正

印刷会社に入稿するための最後の作業です。誤字や脱字がないかどうかの最終チェックをします。

校正、校閲とは何か?その違いや役割と重要性を解説

4.印刷・配布

入稿

いよいよ入稿です。印刷会社に印刷用のデータを送ります。

色校正

必要に応じて、印刷会社から提出される校正紙で色調などを確認します。

印刷・製本

印刷・製本会社にて広報誌を製造します。

配布

お疲れ様でした! 社内報の完成です。完成した広報誌を読者に配布します。

 

発行目的を明確にして読まれる広報誌に

企業にとって価値のある広報誌をつくるのに最も重要なことは、広報誌の基本的な目的や存在意義、果たすべき役割や重要性について関係者がきちんと理解・共有することです。また、読まれる広報誌にするためには、読者を理解し、読者にとって興味深く分かりやすい内容、視覚的に読みやすい表現にする必要があります。

広報誌のつくり方について、全体の計画から完成・配布まで段階を追って注意すべきポイントも紹介しました。基本的な広報誌づくりの要素を押さえたうえで広報誌制作を始めましょう。

図書印刷では、ブランドイメージを浸透させ、顧客・会員とのコミュニケーションを深める広報誌・会報誌の制作・製造をサポートしています。インターネットでの情報発信も進むなかで、“じっくりと読める”紙の冊子が果たす役割も改めて見直されています。

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