キャンペーン事務局の業務内容とは?運営時の注意点、外注するメリットを解説

キャンペーン事務局の業務内容とは?運営時の注意点、外注するメリットを解説

マーケティング・販促

販促や宣伝のためのキャンペーンを行う際には、実務を担当する事務局を立ち上げるのが一般的です。キャンペーン事務局では、実施計画の立案から応募データの収集や管理、報告書の作成に至るさまざまな業務を行います。この記事では、事務局の業務内容、キャンペーン運営の注意点、社内にリソースが足りない場合の対策となる外注のメリットまでを解説していきます。

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キャンペーン事務局とキャンペーン

キャンペーン事務局とは、キャンペーンを実施する際に発生する実務を担当する部局や組織のことです。それでは、そもそもキャンペーンとは何でしょうか? キャンペーンの詳細を解説します。

キャンペーンとは?

マーケティング用語としてのキャンペーンは、期間を限定して行われる販促施策、宣伝施策のことです。

ただし、広義のキャンペーンには、不特定多数に向けて組織的に行う宣伝活動という意味があります。例えば、新聞やテレビが社会的なテーマでメッセージを発信する活動や、選挙運動もキャンペーンと呼びます。

キャンペーンの手法

販促キャンペーンには、セールや割引のほか、無料体験、サンプリング、購買や応募をした人に対する特典、プレゼント、イベントの実施といったさまざまな手法があります。

最近では、SNSを活用したユーザー参加型のキャンペーンや、応募したその場で抽選結果が分かるインスタントウィンキャンペーンなどが人気です。

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キャンペーンの目的

売上の拡大

セールや割引だけでなく、商品に付いているシールを集めて応募する、商品購入時のレシートの写真で応募するといったマストバイキャンペーンも売上アップを目的として行われます。

認知度を上げ、新規顧客を獲得する

認知度を上げるために、ターゲット層に人気のタレントやキャラクターを使ったキャンペーンで、自社の商品に注目を集める施策や、無料体験やサンプリングでサービスや商品の価値を知ってもらい、新規購入につなげる施策が行われています。

タイアップキャンペーン成功のポイント

ブランド力を高め、ファンを増やす

ターゲット層が強い共感を持つテーマでキャンペーンを行うと、商品や企業への親近感や信頼感が高まります。企業イメージが上がり、ブランド力が向上するとともに、リピーターやファンの増加が期待できます。

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販促キャンペーンに関する詳しい解説は下記でご覧いただけます。

販促キャンペーンを成功させるには?集客の仕掛けと成功事例を紹介

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キャンペーン事務局の業務の流れ 

事務局の実務は、キャンペーンの内容によって異なります。

今回は一例として、応募をした人に景品が当たるプレゼントキャンペーン事務局の業務内容を流れに沿って紹介していきます。

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事前準備

実施計画の立案、業務スケジュールの作成

キャンペーンの目的、目標を達成するための実施計画を検討し、キャンペーンの内容や告知方法、応募方法、当選賞品の選定などを決定します。あわせてキャンペーン業務のスケジュールも作ります。

景品を選ぶ際には、懸賞の種類によって景品の金額の上限を定めた景品表示法(※)に触れないように注意しましょう。

※景表法(景品表示法)は、企業の不正によって消費者が不利益を被らないように制定された法律。過大な景品類の提供を防止するため、クローズドキャンペーンにおける景品の上限金額が、懸賞の種類ごとに決められている

業務内容の設計、マニュアルの用意

キャンペーンを円滑に進めるために必要なタスクを確認し、ワークフローの作成、各業務の担当者の選定、業務マニュアルの作成などを行います。キャンペーンの規模が大きい場合は、FAQを準備したり、スタッフ説明会を開催したりする場合もあります。

応募受付、問い合わせ窓口の設置

受付のための電話番号やメールアドレス、私書箱などの取得、応募フォームの作成といった準備に加え、人員を配置して、応募・問い合わせ対応の体制を整備します。

キャンペーンの運営

応募受付と応募データの管理

郵便物、応募フォームやSNSの応募データ、応募メールなどの情報を集約し、管理します。応募データは基本的に個人情報を含むため、厳重な管理が必要です。

応募条件との適合性の確認

応募者の情報を確認し、応募条件を満たしているかを確認します。例えば、クイズ付きの懸賞であれば回答が正解かどうか、年齢制限のあるキャンペーンの場合は応募者の年齢を確認し、適合しない応募者を当選対象から外します。

応募者リストの作成と応募データの集計

応募者の情報をリスト化して、応募データを集計します。応募状況は常に把握し、推移を報告します。

問い合わせ対応

問い合わせ窓口は、キャンペーン開始から景品の配送終了まで開設します。問い合わせの内容はリスト化し、必要に応じて報告します。

応募締め切り後の業務

抽選の実施、当選者の決定

重複当選や不適当な当選がないかを確認しながら当選者を決め、当選者リストを作成します。

当選連絡・景品発送

事前に決めた方法で当選者に連絡します。景品の発送をもって当選連絡とする場合もあります。景品の梱包、宛名作成、送付状の封入作業を行って発送します。

配送状況の確認

配送状況を確認し、未着や不良品の連絡があった場合は交換、再発送を手配します。

実施報告書の作成と提出

キャンペーンの概要や応募者数、売上の推移といったキャンペーンの成果、課題などを簡潔にまとめ、主催者に提出します。

キャンペーンを運営する際の注意点

キャンペーンを運営する際に気を付けておきたいポイントを解説します。

個人情報の取り扱いは厳重に

応募者の名前、住所などの個人情報は、個人情報保護法によって保護が義務付けられており、厳重に取り扱わなくてはなりません。その漏えいはうっかりミスではすまず、企業の信頼性を損なう可能性もあります。個人情報を収集するキャンペーン事務局には、個人情報保護に関する知識とノウハウが必須です。

問い合わせへの対応は迅速かつ丁寧に

キャンペーンの内容や応募条件、抽選結果などに関する問い合わせは、対応をひとつ間違えるとクレームに発展しかねません。迅速な回答、正確な情報提供、丁寧で分かりやすい対応を心がけましょう。

適切な対応の鍵となるのは、対応マニュアルの周知徹底と窓口業務に慣れている担当者の配置です。

全体を俯瞰(ふかん)した進行管理

キャンペーン事務局の業務はその多くが定型化された単純作業ですが、複数の業務を同時進行で行います。また、システムの不具合やスタッフの急な病欠への代替など、起こり得るトラブルを想定した準備をしておく必要もあるでしょう。

そのため、キャンペーン事務局の運営では、個々の業務の進捗を把握しながら全体を俯瞰して進行を管理することが重要です。

キャンペーン事務局を外注するメリット

このように、キャンペーンのスムーズな運営には、ノウハウや人手、特に業務に慣れたスタッフの確保が必要となります。もし社内でリソースを用意するのが難しい場合は、事務局を外注するのもひとつの方法です。外注には、次のようなメリットがあります。

ノウハウ・人員・設備が充実している

事務局代行業者は、個々の業務を遂行するために必要なノウハウや設備を持っています。例えば、電話や私書箱を新たに用意しなくてすむ点はメリットです。入力や集計、問い合わせ窓口のスタッフも、必要に応じて柔軟に確保できます。

問い合わせへの適切な対応が可能

キャンペーンの問い合わせ窓口は休日も開けておく必要がありますが、自社だけでは難しいケースも多いでしょう。代行業者を利用すれば、24時間365日の受付対応も可能です。窓口業務に習熟したスタッフを用意できる点もポイントです。

セキュリティ体制・環境が整っている

セキュリティを担保するには、事業所のセキュリティ環境、個人情報を保管、廃棄するための設備、個人情報を扱うための業務フローなどの整備が必要です。このようなセキュリティ体制を持った代行業者であれば、大切な個人情報の収集・管理・廃棄を任せられます。

近年急増しているインターネットを使用したキャンペーンも、厳重なネットセキュリティ体制を敷いている業者に委託する方が安心です。

こうした事業者を選定する際は、Pマーク(個人情報の保護体制に対する認証制度)やISMS認証(企業の情報セキュリティマネジメントシステムの評価制度)を取得しているかどうかが、ひとつの目安となります。

キャンペーンの成功には、事務局の体制整備と事前準備が重要

キャンペーン事務局では多様な業務を同時並行して進めます。比較的単純な業務でも効率やスピードが求められ、問い合わせ対応や個人情報の取り扱いのようにノウハウや経験が必要な業務もあります。社内にそうしたリソースが確保できない場合には、事務局の外注を検討するとよいでしょう。大切なのはキャンペーンを成功させることです。事務局の体制を整備し、準備を万端に整えて目標を達成しましょう。

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