基本を押さえればもう怖くない!展示会の準備、まずはここから

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展示会は、企業や商品の認知度を高め、新規顧客を獲得するための良い機会です。しかし、準備には時間やコストがかかります。効率的・効果的に準備を進め、展示会出展を成功に導くためのポイントを説明します。

展示会に出展する前に決めること3つ

展示会の出展を考えたときに、次の3つをしっかり決めておくことで、出展の方向性が定まり、良い結果につながります。決めたことはチーム内でも共有し意識を統一しましょう。

  1. 展示会に出展する目的
  2. 展示会で達成する目標
  3. 目的に合った展示会

まず展示会に出展する目的をはっきりさせます。誰に何を伝えるために展示会に出展するのかを書き出して、ターゲティングを明確にするとよいでしょう。そして「見込み客を何名獲得するか」のような、数字で測定できる目標を設定します。また、出展する展示会はどこでもいいわけではありません。たとえ知名度がある展示会でも、リサーチや下見をもとに、規模やターゲットが目的に合っているか必ず確認してから出展を申し込みましょう。

展示会の出展時に、会場で必要なもの

展示会への出展が決まったら、展示会の会場で必要になる下記のものを準備していく必要があります。

展示ブース設計・設営

展示会の会場で、多くのお客様を集め、スムーズに対応ができきるような工夫を施したブースを準備する必要があります。ブースの設計・設営は、施工会社に依頼することが多いでしょう。企業独自のデザインでブースを設計するほか、既製品のパーティションをレンタルする場合もあります。

展示品・什器

展示する商品と、それらを展示する什器が必要です。また、商品を説明するパネルや映像資料、サンプルなどを企画に沿って準備します。

カタログ・チラシ

商品についての詳しい説明が掲載されたカタログや、ブース前で足を止めてもらうためのチラシなどの印刷物も準備しておきましょう。また、事前に展示会の招待状を郵送する場合にもチラシがあると良いでしょう。

ノベルティ

アンケートに回答してくれた方への粗品として使ったり、ブースに集客するために配ったりします。人気があるのは実用的な品。商品や企業を紹介しつつも「欲しい」と思ってもらえるものをポイントに選びます。

コスチューム

スタッフであることが分かかるような、おそろいのTシャツやネックストラップなどがあるとよいでしょう。

アンケート

お客様の声が拾えるアンケートは展示会後のアプローチや商品開発などに活かせる情報の宝庫です。アンケートと同時に個人情報をいただく場合は、利用目的を明示した上で同意をいただく必要があります。会場で個人情報を適切に管理できるように準備しましょう。

運営マニュアル

展示会当日、スムーズに運営できるようマニュアルを準備します。トークスクリプトや、セミナー・デモンストレーションのタイムテーブル、スタッフの役割分担表などを盛り込んでおくとよいでしょう。

展示会までの準備スケジュール

上記の展示会会場で必要になるものなど、何をいつまでに準備するかスケジュールを立てます。特に、直前の修正が難しい会場の設営や集客に関わるタスクは、最初に展示会当日までのスケジュール全体を見て、具体的な締め切り日を落とし込んでおくことがポイントです。参考のために、大まかな準備スケジュールをご紹介しましょう。

1年前~半年前まで:目標を決め企画を立てる

何を目標として、どの展示会に出展するかを決めます。人気のある展示会の場合は、ブースを確保するために早めに申し込み手続きを行いましょう。気になる展示会は前年度までに見学しておくと、企画をするときにイメージが湧きやすくなります。

  • 出展の目標決定
  • 出展企画の立案
  • 予算の確定
  • 展示会への申し込み手続き
  • 展示会場の下見
  • 全体のスケジュール作成

半年前~3カ月前:外部に依頼する必要があるものを手配する

展示ブースの設計・設営や什器の手配、ノベルティの手配など、外部への注文が必要なものは、この時期に依頼する業者を決めて手配できていると安心です。

  • 展示ブース設計・設営
  • 什器の手配
  • 展示品の手配
  • 招待状、カタログ、チラシ、名刺などの印刷物の手配
  • ノベルティ、コスチュームなどのグッズの手配
  • 交通、宿泊、物流の手配
  • スタッフの任命

3カ月前~1カ月前:集客に力を入れる

招待状の準備や発送のほか、企業WEBサイトやSNSでの出展告知など、集客に力を入れたい時期です。当日の運営を効果的・効率的に進めるためにも、お客様からアポイントが取れるとよいでしょう。

  • 招待状の準備・発送
  • 広報活動
  • WEBサイトやSNSを使った集客活動
  • メールによる見込み客への案内

1カ月前~展示会前日:最終確認と展示ブースの設営

当日の運営に支障がでないよう、必要なものがすべてそろっているか確認し、最終調整をします。お誘いできそうな方には再度、出展のご案内をしましょう。前日には展示ブースを設営してリハーサルを行い、当日を迎えましょう。

  • アポイントの最終確認
  • 什器、備品、配布物など展示ブースで使うものの最終確認
  • 交通、宿泊、物流の確認
  • アンケートやマニュアルの準備
  • 展示ブース設営
  • 当日スタッフとの打ち合わせ、トレーニング
  • リハーサル

展示会当日~1週間後:フォローアップ

当日はブース来場者への対応を第一優先とします。展示会終了後には展示会自体の反省も必要ですが、来場者へのフォローアップや質問への回答を行うなど、次のアプローチを開始しましょう。

  • ブース来場者への対応
  • 展示会の目標達成度の振り返りと反省
  • お礼のメールを送付
  • アンケート集計・分析
  • 来場者への次のアプローチを開始

事前の段取りが展示会成功の秘策

展示会の準備をするときには、まず目的や目標を定め、準備に必要なものをすべて洗い出し、展示会当日までのスケジュールに落とし込みます。そして、漏れがないようチェックを入れながら確実にタスクを消化していくことが、展示会出展を成功に導く重要なポイントです。

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