読まれる社内報とは?制作の流れやポイントを解説

読まれる社内報とは?制作の流れやポイントを解説

コミュニケーション

社内報は、企業のトップや経営陣と社員、そして社員同士のコミュニケーションを深め、経営ビジョンや企業理念を浸透させることができる社内向けのメディアです。社内報を制作する際は、そうした役割を十分に理解し、目的意識を持って取り組む必要があります。ここでは社内報に関する基礎的な知識、制作の流れやポイントを解説します。

社内報コンテンツebook

 

社内報とは

社内報は、社内広報のひとつとして、社員に向けて定期的に発行する媒体のことを言います。一般的には、企業の経営方針や目標、現在の取り組み、部署や社員の紹介などを掲載します。

社内報を活用することにより、「経営方針が浸透しない」「情報共有がうまくいかない、」「社内に一体感がない」といった企業が抱える課題の解決が期待されます。

社内報の目的とコンテンツ

社内報を発行する目的はひとつではなく、何に重点を置くかは企業によって異なりますが、一般的な社内報の目的と、目的に合わせて掲載する情報は次のようなものです。

経営理念や企業ビジョンの共有、浸透

社内報の中でトップが経営理念・ビジョンを分かりやすく示すことにより、社員の理解と行動を促します。

自社の現状把握

業績や経営状況、重点戦略、行動指針など、社員として知っておくべき情報を提供します。

社内情報の共有

新製品・サービス、社内の取り組み、社内イベント、専門知識や事例といった、業務の遂行に役立つ情報を共有します。

社内のコミュニケーションの活性化

各部門のトピックスや社員の活動紹介など、社員間で話題となるコンテンツを提供します。

社員のモチベーションアップ

部門や個人の業績紹介、褒賞や資格取得などの成果を出した社員の発表を行い、モチベーションの向上につなげます。

 

社内報の媒体

社内報の媒体には、印刷をして配布する紙媒体の社内報(広報誌)と、イントラネットやSNSを活用するWeb社内報の2種類があります。

紙の社内報

メリット

各部署内で配布されるため、手に取って全体を見てもらえる利点があります。読む際、特別なデバイスが不要で、そのまま家族に渡すこともできます。紙面が広く使えるため、デザインやレイアウトの自由度が高いのも紙媒体の特徴です。

デメリット

原稿作成から印刷、製本までを行うため、作業工数が多く、発行コストが高くなる傾向があります。発行までの時間的な制約もあり、情報鮮度が落ちるのは避けられません。社員の反応がつかみにくい、印刷後の修正ができないといったデメリットもあります。

Web社内報

メリット

常に情報の鮮度を保て、リアルタイムで修正ができます。閲覧済みボタンやいいね!ボタンを設置すれば、社員の閲覧状況や反応を確認することも可能です。過去記事も含めてキーワード・カテゴリ検索ができるのであとから情報を探しやすい、動画や音声など動的コンテンツが活用できるといったメリットもあります。

デメリット

社員が自らの意志で、画面を開いて見る必要があります。社内報自体が閲覧されない、興味のない記事は見落とされるといった可能性もあります。発行コストは抑えられますが、更新頻度が高い場合は担当者の負担が大きくなります。

紙とWebの併用

最近では、それぞれの長所短所を生かして、紙とWebを併用するケースも多く見られます。併用することにより、紙媒体は発行頻度を下げてじっくり読める記事や家族にも伝えたい記事を、Webではタイムリーなお知らせや業務に使える事例を頻繁に更新するといった使い分けが可能です。また、紙の社内報からWebに誘導することで、より新しい詳しい情報を伝えることもできます。

 

社内報制作の流れ

社内報を新しく作る、リニューアルをするといったときに、まず行うべきことは編集方針の決定です。そのうえで半年や1年といった一定期間を通して展開する企画を立案します。そこから号ごとの具体的な制作作業に入ります。

company-magazine.png

編集方針と企画の立案

新たな社内報の発行目的を明確にし、編集方針を決める

発行の目的と編集方針を具体的に決めます。まずは経営トップや各セクションの長へのヒアリングや、社員へのアンケートを行って、自社の課題を抽出。その課題を解決するために社内報が果たす役割を考え、発行の目的を明らかにします。そして、目的を果たすためにはどんな社内報にすべきか、編集方針を策定します。

連載や特集といった毎号掲載する企画を決める

半年単位、1年単位で企画を立案します。連載する記事やコラムの枠組みを決めるほか、自社の年間事業計画や季節ごとのトピックスをもとに、各号の特集テーマを決定します。

デザインの方向性を決める

全号を通じたデザインのトーン&マナーや、縦書きか横書きか、どんなフォントを使うかといった基本となる記事のレイアウトを決めます。

当該号の企画の立案

当該号の特集記事や連載記事の詳細な内容、執筆の依頼先や取材先を決めます。内容が編集方針とぶれないように、その都度確認をしながら進めていきます。

スケジューリング

制作会社、印刷会社といった業務の委託先と相談し、発行日から逆算して制作工程を組み立てます。ライター、カメラマン、デザイナーなどの外部スタッフを使う場合は、早めにスケジュールの調整をしておきます。

スケジュールを作る際は次のような項目の設定が必要です。

・原稿作成(依頼)期間

・原稿の締切日/入稿日

・初校~再校の各日程と確認期間

・校了日

・発行日(納期)

記事執筆・取材の依頼

取材先や原稿の執筆を依頼する相手に連絡し、企画主旨や依頼内容、締め切りなどを書面で渡します。相手の上司経由の方がスムーズな場合もあります。誌面に必要な写真撮影やイラスト作成、デザインを依頼する場合には、スケジュールに合わせて発注します。

原稿作成・整理

インタビュー、原稿の執筆、撮影およびビジュアル素材の収集を進めます。取材原稿の書き起こしのほか、依頼原稿のチェックとリライト、原稿とビジュアル素材の突き合わせといった整理作業を行います。

入稿データ作成

レイアウトに原稿を流し込み、誌面のバランス調整と校正を行って、入稿データを作成します。シンプルなデザインであれば自社でレイアウトを組むこともできますが、デザイン性を求める場合はデザイナーや制作会社に依頼をする方が安心です。

校正をするときは編集担当だけでなく、執筆者や取材先にも確認をしてもらいます。初校、再校と複数回確認をし、直し漏れのない完成したデータを入稿します。

印刷・納品

印刷所にデータを入稿し、最終校正を経てOKが出れば印刷に入ります。さらに製本作業を行って、納品となります。

 

読まれる社内報制作のポイント

最後に、読まれる社内報を作るために工夫したいポイントを紹介します。

読みたくなる、読みやすくするための工夫

一方的な告知にしない

トップダウンの一方的な内容でなく、社員が主体的に読みたくなる内容を目指します。

なるべく多くの社員を登場させる

役職者だけでなく現場の社員にスポットを当て、できるだけ多くの人を紹介すると、「自分ごと」として読まれるようになります。

読みやすさを意識する

極力文字を減らし、写真・イラストなどを活用しましょう。分かりやすく平易な表現になるよう心がけることも大切です。

より親しまれるための工夫

生の声を届ける

社内での取材を増やして、リアルな声を届けると、社員に興味を持ってもらいやすくなります。

参加性のある楽しいコンテンツを入れる

親しみを感じてもらうには、参加性のある「お楽しみ」や「気になる」コンテンツもおすすめです。例えば、以下のようなコラムを連載するのはどうでしょう。

  • パズル・ゲーム:シリーズ化して次号に回答を掲載すると、次号も見たいと思う人が増えます。
  • ペット紹介:社員自慢のペットの写真を公募して掲載。経営者や役員のペットが登場すると、親近感がわき、話題にもなります。
  • 社員によるリレーエッセー:「最近はまっていること」「おすすめランチスポット」といったテーマを決めて社員にエッセーを書いてもらいます。書いた人が次の担当を指名して続けるリレー形式の連載にすると関心を引きやすくなります。 
下記のeBookでは、「社員に何を伝えたいか」の目的ごとに6つのポイントに分類して、どの様なコンテンツを用いて記事を作成すれば良いのかを紹介しています。ぜひご活用ください。

社内報コンテンツebook

読まれるための工夫と目的に合った社内報作りを

良い社内報は、経営ビジョンや企業理念を社員に浸透させて、社員と企業の絆を強めます。社内の一体感や風通しの良い風土を育む役割も果たします。そうした社内報を作るには、編集方針に沿った企画と、多くの社員が手に取って読みたくなるような工夫が必要です。これから制作を開始する、あるいは既存の社内報を見直すという場合は、発行する目的をしっかり見据えて、社員みんなに愛される社内報を目指しましょう。

社内広報を充実させて、組織を強化したいとお考えの方へ。図書印刷では、社内広報の活性化をサポートするサービスを提供しています。まずはどんなことでもご相談ください。

インナー広報を活性化したい

さまざまな社員向けのツールの作成もお手伝いしています。こちらのページもご覧ください。

社員向けツールを効率的に作成・配布したい

参考:

検索