今話題のオンライン校正とは?遠隔地での作業やテレワークに最適な校正方法を紹介

今話題のオンライン校正とは?遠隔地での作業やテレワークに最適な校正方法を紹介

業務効率化

カタログやパンフレット、ホワイトペーパーといった発行物の原稿をどのように校正していますか? 修正用に出力した紙(校正紙)に直接「赤字」を入れて修正を指示する、Wordの履歴機能やpdfのコメント機能を使うという人もまだ多いようです。しかしこれらの方法では、校正紙やファイルを頻繁にやりとりしなくてはならないうえ、履歴の管理も煩雑です。そこで今回は、テレワークに最適で効率的、校正履歴が分かりやすいオンライン校正について紹介します。

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校正とは?

そもそも校正とはどのような作業なのでしょうか?

自社で制作するカタログやパンフレット、文書、書籍などの印刷物は、原稿入稿後にすぐに印刷されるわけではありません。指定レイアウトをもとに組み上げられたデータまたはそれを出力した紙を、商品担当や広報、企画担当といったスタッフが細かくチェックするのが一般的です。情報内容や誤字脱字、ビジュアル素材の位置などを確認したうえで、あらかじめ決められたフローに基づいて責任者の承認を得て、確認作業が完了します。

場合によっては、データの修正と確認が数度にわたって繰り返される場合もあります。この原稿の修正作業を「校正」と言い、校正作業と内容確認の完了を「校了」と言います。

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校正についての詳しい解説は下記のコラムでご覧いただけます。

 校正、校閲とは何か?その違いや役割と重要性を解説

非効率になりがちな校正作業

従来、校正はWordやpdfファイル、または校正紙のやりとりを通じて行われてきましたが、複数の人間が校正作業を行うことが多く、修正指示や履歴管理が複雑になるというデメリットがありました。

最新のファイルはどれか? 

修正指示は正しく反映されているのか? 

校正作業が進むなかで、いろいろな人から修正指示が追加されると、別のファイルの同じ箇所に指示が重複することもあるため、ファイルの整合性をしっかり取っていく必要があります。

また、一カ所に集まって校正作業ができない場合は、ファイルや紙のやりとりにタイムラグが生じます。従来のような校正作業は、とかく非効率になりがちなのです。

 

オンライン校正とは?

オンライン校正とは、原稿(校正紙)やファイルを分割して担当者が個々にチェックするのではなく、オンライン上(クラウドや特定のサーバー)に置かれたひとつのファイルを校正していくシステムです。コメントや修正指示は電子データとしてファイルに書き込むことができ、履歴管理も簡単なため、編集者が複数であっても修正指示の行き違いや校正の出し戻しを最小限に抑えることができます。

また、進捗状況がひと目で確認できるので、スケジュールの管理が容易になるというメリットもあります。オンライン校正は、インターネットに接続できる環境があれば、場所を問わずに作業ができます。そのため、テレワークにぴったりな校正方法と言えます。

テレワークの環境下で注目されるオンライン校正

働き方改革やコロナ禍の影響で、自宅やサテライトオフィスでの作業をする人が増えています。このような環境のもとで注目を集めているのがオンライン校正です。オンライン校正は、特定のサーバーやクラウド上に置かれたファイルを校正するため、オフィスでも自宅でも同じ様に効率良く作業ができます。

複数の人がそれぞれ都合のいい時間に校正ができるのはもちろんですが、時間を決めて校正を行えば、自宅にいながら会議室に集まっている感覚で集中的に作業することも可能です(※)。

※ 一般的には、編集中のページはその人のみが編集でき、他メンバーは閲覧のみになります。そうすることで、同時に異なる指示を入れることを抑止します。また、ページが異なればそれぞれ同時に編集することができます。

オンライン校正のメリット

ここでオンライン校正の具体的なメリットをまとめておきましょう。

複数の担当者間で快適に校正作業ができる

オンライン校正では、複数人が同じシステムにログインして、ひとつのファイルを校正していきます。従来のようにファイルサイズの大きいデータをメールに添付して送ったり、校正紙を郵送したりする必要がありません。また、全員が同じファイルを使って作業するので、赤字を転記する必要もありません。

遠隔地にいても(テレワーク環境でも)スピーディーに校正できる

データや校正紙のやりとりがないオンライン校正は、遠隔地で作業をしていてもタイムラグがほとんど気になりません。校正済原稿の回覧や修正をとりまとめる必要もなく、校正時間を大幅に縮めることが可能です。

修正指示がリアルタイムで反映される

原稿に対する修正指示やコメントは、ファイルにリアルタイムで反映されるので、常に最新の修正指示を確認しながら作業を進めることができます。

履歴が自動的に管理され、修正ミスを発見しやすい

ほとんどのオンライン校正システムには差分表示機能(検版機能)が実装されています。そのため、現在のファイルと過去データとの見比べが簡単に行えます。また修正履歴も保存されるので、修正漏れや見過ごしといったミスを発見しやすいという特徴もあります。

オンライン校正サービスを選ぶ際の注意点

現在はさまざまなオンライン校正サービスがリリースされています。私たちはどのような点に注意して自社に合ったサービスを選択すればいいのでしょうか? 確認したい主なポイントを紹介します。

見やすく、赤字を入れやすい機能が実装されているか

校正用のファイルは、校正作業が進むにつれて赤字やコメントが増え、どうしても見にくくなるものです。それだけに赤字やコメントのフォーマットが統一され、誰にとっても見やすい画面となっていることが求められます。

また校正画面の見え方が、デバイスによって変化しないかどうかもチェックすべきポイントです。複数人が校正作業を行うことも考えられるので、全員にとって見やすく赤字の入れやすいシステムであることが必要です。

データの入出稿が簡単にできるか

パンフレットや冊子の場合は、容量の大きいビジュアル素材を使うことも多くあります。高画質のイメージはそれだけでシステムにかなりの負荷がかかります。画像処理のスピードが早く、データの入出稿(アップロードやダウンロード)が容易に行えるシステムを選ぶことが大切です。

複数のOSやデバイスに対応しているか

自宅や外出先から校正作業を行う場合には、通常とは異なるOSや異なるデバイスで作業することも考えられます。例えば自宅ではパソコン、外出先ではタブレットで校正作業を行うこともあるでしょう。オンライン校正システムを選ぶ場合には、WindowsやMac、iOSなど、複数のOSやデバイスに対応しているかを必ず確認します。

ブラウザベースで作業できるかどうかも確認しておきましょう。汎用のWebブラウザで利用できれば、OSやデバイスの種類に依存することなく校正作業を進められます。

セキュリティはしっかりしているか

校正作業で扱う情報のなかには、公開や発行まで社外秘扱いというものもあるでしょう。そのため校正中のデータは、セキュリティ対策をしっかりと施したシステムで保護される必要があります。オンライン校正システムを選ぶ場合には、どこのサーバーにデータ(ファイル)が保管され、どのようにセキュリティ対策がなされているかを確認しておきましょう。

また、外部の関係者や取引先に校正に参加してもらう、進捗状況を確認してもらうといった場面があるかもしれません。このような場合には、アクセス権限の付与に柔軟性のあるシステムかどうかもチェックポイントのひとつです。

効率良く正確に作業ができるオンライン校正で、テレワークに対応しよう

校正作業において、紙や複数のファイルをやりとりする方法は手間がかかり、転記ミスが起こるリスクもあります。一方、担当者全員がひとつのファイルを修正していくオンライン校正なら、効率良く正確に作業を進めることができます。働き方改革やコロナ禍の影響で、遠隔地にいる人との共同作業は今後さらに増えていくことでしょう。早めにオンライン校正に切り替えて、テレワークの業務効率をアップさせましょう。

校正作業の効率化やテレワークへの対応を検討している方へ。図書印刷では、テレワークの環境においても、校正作業を便利に、効率良く、安全に行なえる「Web校正」のサービスを提供しています。まずはどんなことでもご相談ください。

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