社員教育でも必要な自動化。図書印刷が提唱する“ラーニング・オートメーション”とは?

人事・総務

「働き方改革」が叫ばれているなか、限られた時間内で社員が効率よく働けることが重要な課題のひとつになっています。その解決の鍵は「自動化」にあるのかもしれません。

ここでは、近年どのような業務において自動化が進んでいるのかを確認した上で、社員教育の分野での自動化として、図書印刷が提唱する“ラーニング・オートメーション”の考え方とそれを実現するツールも紹介します。

社内業務の「自動化」の種類とその効果

生産性を向上させるために自動化が有効とされ、現在ではさまざまな業界や分野で自動化を推進するツールの活用が始まっています。自動化にはどのような種類があり、それぞれどのような役割を果たし、どのような効果が得られるのかについて見てみましょう。

SFA=営業活動の効率化

SFAは、Sales Force Automation(セールスフォース・オートメーション)の略語です。営業支援システムともいわれ、「営業の生産性を向上させ、改善させるためのツール」のことです。SFAには、予算と実績を比較して目標達成度を管理する機能、案件を管理する機能、営業活動を報告したり、記録したりできる機能などが備わっています。

SFAを活用することで、これまでは個人がそれぞれのやり方で行なっていた営業活動のノウハウを共有し、営業プロセスを標準化していくことも可能になりました。「営業プロセスの見える化」により、営業の成績アップ、業務効率のアップ、営業スキルの向上などの効果が期待されています。

MA=マーケティング活動の効率化

MAは、Marketing Automation(マーケティング・オートメーション)の略語で、「顧客の興味に応じたコミュニケーションを行い、顧客との間に良好な関係を築き上げるためのツール」のことです。MAには、ウェブサイトに訪れる顧客の情報を管理する機能、顧客の見込み度を分析する機能、メールを配信する機能などが備わっています。

顧客がひとりであれば、そのひとりの顧客に対応するのは難しくないですが、顧客の数が何千人、何万人と増えてくると、それぞれの顧客と適切にコミュニケーションを行うには、膨大な手間と時間がかかってしまいます。MAがそれらを簡素化、自動化し、さらにマーケティングの効果測定も可能にすることで、企業のマーケティング担当者の業務効率アップと、売上拡大の効果が期待できます。

RPA=生産活動の効率化

RPAとは、Robotic Process Automation (ロボティック・プロセス・オートメーション)の略語で、「人間が行っていた業務をロボットが行うことで、労働力を有効活用して生産性を向上させるためのツール」のことです。一般的には、ホワイトカラーが行ってきた定型的なパソコン操作による作業を、ソフトウェアに組み込まれたロボットが遂行する機能を指します。

定型的な事務処理が多い金融業界で先行して導入されましたが、現在では業種を問わず、分野も財務管理や人事管理、労務管理など、社内における多くの場面で利用されつつあります。ガートナージャパンの調査によると、国内ではすでに14.1%の企業がRPAを導入をしており、2017年度の市場規模は31億円、2021年は100億円規模になると予測しています。RPAの導入による生産性向上策に注目が集まっています。

社員教育にも自動化“ラーニング・オートメーション”が必要とされている

上記のように、ビジネスの現場ではさまざまな自動化が進行中ですが、社員教育においても自動化が必要だと考えられます。その背景や、可能性について見ていきましょう。

社員教育の現場に何が起こっているのか?

社員教育にはカリキュラムの組み立て、教材の準備、講師や会場の手配、アナウンス、研修当日の運営、アフターフォローなど数多くの工程があり、これらを実施するためには手間や時間がかかります。社員教育は、一部の大手企業には専任の担当者がいますが、多くの企業では人事部門や総務部門の担当者が他の業務と兼務しながら、忙しい合間をぬって社員教育を行っている場合も少なくありません。

独立行政法人労働政策研究・研修機構が2014年に発表したレポート「人材マネジメントのあり方に関する調査」においても、「人材育成上の課題」で最多だった回答は、正社員・非正社員を問わず「業務が多忙で、育成の時間的余裕がない」というものでした。人材育成の重要性は理解しているけれども、多忙を理由に十分な業務が行えていないというもどかしい現状が見てとれます。

さらに、ダイバーシティが進み、多様な人材が職場に増えてくるなかで、社員個人のスキルレベルやバックグラウンドに合わせて教育機会を提供する必要性が増してきています。個人個人に合わせたカリキュラムの組み立ては、ただでさえ多忙な教育担当者にとって、容易なことではないといえるでしょう。 

eラーニングにより進む社員教育の効率化

従来の社員教育は、OJTや集合研修がメインでしたが、現在では社員教育にeラーニングが取り入れられることも多くなってきました。

eラーニングでは、会場の手配や当日の運営などの担当者の手間がなくなり、講師への謝礼や会場費などの費用も抑えられます。受講者側にとっても、日々の業務に追われる中で、決められた場所・時間に行く負担が軽減し、隙間時間を活用して自らのペースで学習に取り組むことがでます。

また、eラーニングには、学習進捗管理や成績管理の自動化が図れるという特長もあります。教育担当者は、受講者それぞれの学習の進捗状況やスキルレベルの確認ができます。学習者全体の状況を「見える化」し、データの集計・分析もできるため、社員に不足しているスキルを補うための施策などを考えることも可能になります。

学習テーマによっては集合研修の方が適している場合もありますが、eラーニングは、教育担当者と受講者の双方にとって利便性が高く、業務効率化が可能となるツールであるといえます。 

※eラーニングについて詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。
「eラーニング」とは?メリット・デメリットから導入効果を高めるポイントまで

ラーニング・オートメーションとは

このような背景をうけて、図書印刷はeラーニングをさらに進化させた“ラーニング・オートメーション”を提唱しています。ラーニング・オートメーションとは、「学習のPDCAサイクルを自動で実施することで多忙な教育担当者の負荷を下げるとともに、受講者一人ひとりに快適な学習環境を提供することで学習のモチベーションを高めるツール」であると考えます。

従来のeラーニングから進化した点としては、カリキュラム作成の部分も自動化する点と、カリキュラムがパーソナライズされている点です。教育担当者は、従来では難しかった受講者一人ひとりに適したカリキュラムの提供ができるようになります。また、受講者側にとっても、自分にはどのような学習が必要かを理解したうえで、必要な内容のみを効率よく学ぶことができます。これにより大きな負荷なく社員が成長し、労働生産性の向上や業績の向上につながると期待できます。

ラーニング・オートメーションの実現には、充実した学習コンテンツ、個人のスキルレベルを判定する機能、さらに属性や目標値なども含めて複合的にデータ解析を行い、個人個人に最適な学習コンテンツを提供する機能などが備わっている必要があると考えます。

ラーニング・オートメーションツール「BIZSTEP(ビズステップ)」

学習を自動化するラーニング・オートメーションのツールとして、図書印刷株式会社は「BIZSTEP(ビズステップ)」というサービスを提供しています。

BIZSTEPは、「現在地測定」→「カリキュラム作成」→「学習実施」という学習サイクルをシステムが自動で実施。教育担当者がカリキュラム作成や教材の用意を行う必要はありません。コンテンツとしては、すべてのビジネスパーソンが身に付けておくべきマーケティングや営業戦略、コミュニケーション、法務、財務などのビジネス基礎知識を幅広く搭載。これらのコンテンツから、一人ひとりに最適なカリキュラムを提供します。

具体的には、受講者が現在の仕事や将来ビジョンを登録し、実力チェックテストを受けます。それに基づいて、システムが各受講者の現在のレベルと将来ビジョンのギャップを明確にし、そのギャップを埋めるカリキュラムを自動で提供します。社外ユーザーとのテスト結果比較や、スマホでの学習も可能なため、受講者のモチベーション維持にも貢献します。

社員教育の担当者が多忙で育成計画を検討する余裕がない場合や、専任の担当者がいない場合でも、BIZSTEPを活用することで効果的な社員教育を実現できます。ビジネスの基礎知識習得はBIZSTEPにまかせて、企業の教育担当者は、企業特有のスキルや専門知識の教育にマンパワーを集中させることが可能になります。

自動化で社員教育の効率化を 

社内のさまざまな業務を自動化することで、業務を効率化し生産性のアップを図ることが可能になります。「働き方改革」が叫ばれる中で、自社でも何か取り入れることができないか検討してみてはいかがでしょうか。

SFAでは営業効率を、MAはマーケティングを、そしてRPAでは事務作業の自動化が進んでいます。社員教育においても例外ではありません。“ラーニング・オートメーション”を実現するツールである「BIZSTEP(ビズステップ)」の導入もぜひご検討ください。  

参考:

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